この記事では、明日から使える「ノートの使い方」について紹介します。
社会人って多忙な時ほど、机の上が打合せした資料ばかりになり何から手を付けていいのかわからなくなる時がありますよね。
忙しい時から少しでも解放されるには、ノートの使い方ひとつで解決します。
社会人4年目でようやくノートを重要視しだし、『コクヨのシンプルノート術』を読みました。
明日から仕事に活かすためにメモとして、そしてノートの良さを伝えるために記事を書いていきます。
デジタルではなくノートの理由
そもそも、なぜデジタル社会全盛期にタブレットなどで書かずにノートを使うのか。
最近は、打合せ中でもパソコンでメモしている人も増えてきました。議事録などを起こす必要もないし、ペーパーレスになっていいことももちろんあります。
しかし、ノートの一番の長所は、書き留めた時の瞬間を記録できることです。
スマホで「必ず今日中に」と打つだけよりも、ノートに手書きで「必ず今日中に」と書き殴ってあるほうが、どうしてもやらなければならいんだと思い出されるからです。
ノートに書いてある文字だけでなく、記憶までも蓄積される点が、デジタルにはないメリットです。
おすすめの使い方
ここでは、おすすめの使い方を紹介していきます。簡単なことばかりなので、すぐに実践しましょう。
ペンの色や書き方
基本は黒で書いていると思いますが、青色で書きます。理由は2つあります。
1つ目は、青色のペンは集中力が持続するから。
2つ目は、方眼ノートなどを印刷するときやスキャンして保存するときなど、黒だと見づらくなりますが、青は色が混じらないので、内容が入りやすいです。
そして、強調したいことは赤色で書きます。基本はこの2色の配色にしましょう。時折、難色も使って、色分けをしている人がいますが、色分けの時点で時間を無駄に使用しているので、色だけで強調しづらいものは、”吹き出し”を使うなど工夫しましょう。
TO DO LIST
できる人は仕事の整理能力が高いです。
苦手な人は打合せで何となく書いて、あとで見返したときにわからなかったり時間がかかったりしますが、一工夫するだけで代わります。
①まとめや宿題は下段に書き出す。
②自分のタスクは赤枠で囲う。
③タスクには優先度と期限を書く。
優先度は期限だけでなく、緊急度で選びましょう。「大事だけど急ぎではない」ものが仕事での優先度は高いです。仕事の優先度と緊急度の話はまた別の記事にします。
一日の業務記録
日本人は「仕事ができる人＝時間をかけた人」と思いがちでだらだらと時間をかける人がいます。本当に能力が高い人は、てきぱきと仕事をこなし、自分の時間を有効活用できる人です。
そういった能力の高い人になるためには、まず、一日の業務記録をつけてみましょう。
ただ、何となく記録するのでは見返すことにも時間がかかりせっかく記録しても無駄になります。そこで業務ごとで時間軸に色をつけてみましょう。
例えば、ピンクは「考えている時間」・イエローは「作業している時間」・グリーンは「打合せや相談の時間」などです。
こうすることで、視覚的にどの時間を改善すべきなのかや次の作業への目標時間を設定することなど検証することができます。
最後に
紹介したもの以外でもいろんなノートを活用する手段があり、毎日のようにノートを使用していると膨大な量になってしまいます。
そこで、つけていくノートはデータ化（PDF等）して保存していきましょう。ただのデータではなく、自分の文字で書いたデータになるので、”書き溜めた瞬間も蓄積したデータ”になります。
明日からノートを活用して仕事のできる人間になりましょう。
