あと2週間で新社会人となる人は定時退社できるかどうか不安だと思います。現在社会人の方もできる限り早く帰って自分の時間を有意義に過ごしたいと思っているでしょう。
ただ、仕事が多くて帰れない・人手不足で仕事量が増えた・役職や主任クラスになって部下の世話までしないといけないとどうしても帰ることができない人がたくさんいると思います。
そんな悩みを少しでも解決して、一人でも多くの人は定時退社できる方法を記事にしていきます。
意思疎通をうまく
人間同士のやりとりがある以上、相手との思いのすれ違いやこの人の仕事なら後回しにしておこうなどコミュニケーションが大事になってきます。仕事におけるコミュ力の高め方についてお話します。（大学生のウェイ！！的なノリではありません。）
仕事の依頼はメールで
頼んだ仕事がうやむやになることは往々にしてあります。特にいつも頼まれない部署からだと忘れられることがあると思います。
わたしも新入社員の時に、頼んでいた依頼どうなったかなと思って先輩に聞いてみると「忘れてた、何だっけ」と言われて拍子抜けしたことがあります。
大体の原因は口約束でお願いしていることが多いです。なので、誰かに仕事を依頼するときは必ずメールで記録を残しましょう。
メールだと証拠が残りますし、後々メール内で検索することもできます。
1点注意点を挙げるならば、メールを送りっぱなしにせず、必ずそのあとに電話などで説明をしましょう。一方的な送信だと相手もメールを一から読むのにも時間を消費してしまいます。さらに「メール+電話」で説明すると文章をみながら説明もでき、依頼内容も伝わりやすいです。
メールは簡潔に要点を絞って
一日に何通も来るメールがどれも長文だと相手もやる気をなくしてしまいます。だらだらと文章を書いている人が多くそれだけで時間を消費してしまいます。
まず、社内では挨拶文は省略しましょう。例えば、「お疲れ様です。」など言葉は不要です。ある程度の関係は日頃築いておく必要がありますが、社内では時間の無駄でしかありません。それだけで読むのに1秒はかかります。所詮1秒でも無駄な文章が多いので、1日にかなりの時間を浪費しています。下のようなメールを送っていませんか。
ーー（無駄文章）ーーーーーーーーーーーーーー
本社営業部営業第一課 田中さま
お疲れ様です。関西支部営業課の佐藤です。
先日の打合せはどうもありがとうございました。打合せの時にお話していた○○会社の営業の件はうまくいきそうです。
一つだけご確認させていただきたいのですが・・・・・・・
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上記の文章はすべて不要です。内容も分かりづらいですし、どこが重要か分かりません。自分が聞きたいことを箇条書きで、【】や■や①を使ってわかりやすく表現することが大事です。
ーー（いい例）ーーーーーーーーーーーーーーーー
田中さま ←関西支部佐藤
○○会社営業の件、1点確認させてください。
【内容】○○○○○○○○○○○○
【確認事項】△△△△△△△△△△△△
【期日】×月□日
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社内外どちらでも伝わりやすいメールの人と話す内容をすべて文章にしたような長ったらしい人がいます。今一度自分の文章を見直してみましょう。伝わりやすくなるだけで返答スピードも変わってきます。
会議(に使う労力)を減らす
会議の時間がやたらと長い会社があると思います。特に日系の大企業は特に部長への説明と社長への説明等で何回も同じ説明をさせられることが多いと思います。大きな会議を一社員がいきなりなくすことはできませんが、工夫次第で労力を減らすことはできます。
資料は事前配布
資料はできる限り事前配布としましょう。
部長などの上長には難しいかもしれませんが、関係部署との会議などでは資料を事前配布して、ある程度内容を理解してもらったうえで本題に入るべきです。
そうすることで一からの説明を省くことができますし、質問や議論したい本題に素早く入ることができます。
年収600万円の人が6人で会議を2時間したとすると、3,500円(時給)×6人×2=約42,000円かかります。一部署だけでなく、いろんな部署で行われていると大変な金額が生まれます。会議は議論する場であって、説明する場ではありません。
議事録を必ず作成する
どんなに短い会議でも議事録は必ず作成しましょう。依頼はメールでと似たような意味合いですが、会議をしたら次につながるステップが必ずあります。体裁にこだわる必要もありませんが、様式化しておくと便利です。
会議によっては、だれが発言したのかも重要ですが、小さな会議では要点と今後誰がないをやるべきかリスト化することが大事です。
リスト化することで、参加者全員が自分がやらなければいけないことを認識し、意志疎通できるので、間違えていたや同じことを調べていたというようなことも陥りません。
次のページからはより自分だけでできることなので、すぐに取り組むことができる内容です。
