書評

定時退社するには〜仕事のムダとり図鑑〜

ワークスペースを確保する

わたしが社会人になってどんな人を見ても共有していると思うのは、「机が汚い人は仕事ができない」です。その書類の山の中にやり忘れの仕事が確実に眠っているからです。では、どうすれば机を整理できるのでしょうか。

必要な資料はデータ化

机が汚い人は、会議や打ち合わせでもらった資料や作成した資料を机の端において積み上がっていくタイプの人が多いです。

必要な資料は即データ化しましょう。即ということが大切です。後からやろうでは、また書類の山を作ってしまいます。

あと、データ化するときはいつのデータかわかるように必ず日付と題名をフォルダに入れておきましょう。

社内閲覧可能な資料は即廃棄

データ化が必要と言いましたが、何でもかんでもデータ化しても本当に重要なデータが分からなくなります。

データ化する基準は、①再利用性が高い②再入手性が低い③入手価値が高いを意識しましょう。

①は自分が資料を作るときにあれば時間短縮できる可能性が高いもの

②は社内ウェブ等で閲覧可能な資料は必要ありません。

③は外部からもらうような入手困難な資料です。

他の資料は必要ありませんので、勇気を持ち思い切って捨てましょう。残っていてもほとんど使いませんよ。

時間を管理する

いつまでも帰れない人や忙しいが口癖の人は時間の管理がへたくそです。逆に言うと定時で帰るには、時間の使い方が重要です。すぐにでも実践できる時間の管理方法を紹介します。

仕事は目的とゴールを明確に

時間が無駄にかかる例として、上司などからの仕事を確認してもらうときに差戻しが多いことがあります。

頼まれ仕事は、”目的”と”ゴール”を明確にしてください。

よく、作業方法しか指示してこない人がいますが、そういう人に限って資料をみせると修正をお願いしてきます。

目的が分かっていないからアウトプットのイメージが湧かないし、ゴールが分かっていないからアプローチが正しいのか理解できません。

目的を理解しゴールを目指して資料を作ることができれば、差戻しは圧倒的に短くなります。

仕事の重要度と緊急度を考える

仕事の重要度と緊急度を考える必要があります。

下の表の中で最も優先度が高いのは、重要度も緊急度が高いところと思いがちですが、本来は優先度①にある重要度が高く緊急度が低いものを後回しにしてきた結果です。(場合にもよりますが、、、)

いきなり方向転換するのは難しいですが、いやな仕事を後回しにせずに重要度が高く緊急度が低い仕事を重点的に取り組めるようにしましょう。

当たり前のことが多い話かもしれませんが、全てを完璧にできている人はいないと思います。できていないことが一つでもあれば、明日から実践あるのみです。

いきなりすべてを変える改革よりも少しずつ変えていくきっかけ作りになれれば幸いです。

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